第一章 总 则

为切实保证山东省示范性中等职业学校建设质量，按照上级档案部门的有关规定，顺利实现省示范性中等职业学校的项目建设。依据《山东省教育厅山东省财政厅关于山东省示范性及优质特色中等职业学校建设工程的实施意见》（鲁教职字〔2015〕50号）等有关文件，结合我校省示范校建设项目的实际，建立健全各种建设档案，便于监督和审查。

第一条 为了加强山东省示范性中等职业学校建设项目档案（以下简称“省示范校档案”）整理立卷和归档工作，充分发挥省示范校档案在学校各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法规，结合我校情况，制定本规定。

第二条 负责省示范校建设的副校长分管示范校档案工作，示范办工作人员兼职档案员，具体负责示省范校档案的档案收集、整理和移交工作。

第三条 省示范校档案是学校在项目建设中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。包括党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财务和声像档案等。

第四条 省示范校档案是学校在项目建设中的真实历史记载，是学校的宝贵财富，确保完整、准确、系统和完全。验收结束后，交学校档案室统一管理，便于开发利用，任何人不得据为己有。

第二章 管理体制及工作职责

第五条 示范办是省示范校档案归口管理部门，项目建设领导小组对“省示范校档案”管理工作进行监督和指导。

第六条  示范办兼职档案员的基本任务和职责

1. 贯彻执行国家关于档案工作的政策、规划省示范校档案工作。

2．制定省示范校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。

3．负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计项目建设中各类档案及有关的资料。

4．做好省示范校档案利用工作，主动为教学研究及各项管理工作服务。

5．对已超过保管期限和无保留价值的档案进行鉴定，接照规定提出存毁意见。

6.完成项目建设领导小组交办的其他工作。

第七条   各项目建设小组档案人员职责

1.负责本项目建设材料的收集、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统。

2.积极参加业务学习和学术交流，掌握档案工作基本知识，不断提高业务水平。

3.检查、督促本项目建设人员按时做好文件材料的归档工作，负责留存档案的保管和提供利用。

4.加强与示范办档案员的联系，积极提出改进工作的意见和建议，并及时向本项目负责人汇报工作。

5.若项目建设人员变动时，要督促其做好文件材料的移交工作。

6.注意文件材料的安全和保密工作。

第三章 档案的立卷归档

第八条 实行各项目建设立卷归档制度，对已办理完毕，具有保留价值的各种文字、图表、声像等不同体载的文件材料，按照档案管理要求，必须收集齐全完整、按学期、分类整理立卷。立卷完成后，经本项目负责人审查签字，拟制移交清单，于每学期放假前向示范办档案员移交归档；业务性、永久性档案示范办按学校档案管理规定向学校档案室归档。

第九条 案卷的质量要求

１．遵循文件材料的规律，保持彼此间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

２．卷内文件必须准确反映我校的教学改革、专业建设和管理活动的真实内容，手续完备，制作与书面材料利于长期保存。

３．管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分材料的排列顺序，批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前；图表在后。

４．专题性、成套性档案（含教学、科研、基建、仪器设备、出版等档案）按阶段、结构等分别组卷。

５．每个案件（卷）必须按规定格式逐件填写文件目录、编页号、填写立卷责任人、立卷时间、更改说明、正确划分保管期限，案件（卷）题名简明确切，体式一致。保管期限根据保管价值一般分为三类：反映项目及处室主要工作对今后有查阅、参考价值的为永久；反映一般工作的，在长时间内对学校及项目建设有查考利用价值的为长期；在近期内对项目建设有查考价值为短期。

６．案卷装订整齐牢固，封面书写工整，清晰，卷容美观大方。第四章 档案整理、保管和统计

第十条  档案必须按全宗整理，同一全宗的档案不能分散。

第十一条 按照工作规范对省示范校档案分类、编号、装盒、已经确定不得随意改动。

第十二条 档案橱柜及房间要符合保管条件，在管理中注意防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温等。室内严禁存放易燃、易爆及与档案无关的物品，保持清洁整齐。

第十三条  建立健全各类档案的登记统计制度，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁的各种登记统计数据，按要求报送分管档案工作的领导和有关部门。

第五章 档案的开发和利用

第十四条  省示范校档案工作人员应熟悉省示范校档案内容。积极主动提供利用，为项目建设及各项工作服务。加强对电子档案的管理与利用，发挥档案的信息功能。

第十五条 每学期编制一本案卷目录，做到不出现重复档案号。

第十六条 编制配套的检索工具和参考工具，如省示范校档案指南、专题目录、分类目录等。加强编研工作，确保速迅地为利用者提供方便。

第十七条 借用省示范校档案，必须按规定办理利用登记手续，填写档案借阅登记表，对借出的档案要定期催还，不得转借他人，不得泄密，不得翻印、涂改、抽页。

第六章 档案鉴定和销毁

第十八条 示范办应根据规范，结合有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。

第十九条 在分管省示范校建设副校长的领导下，组织鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初审，集体审查，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见并登记造册，经省示范校建设领导小组研究批准后执行。销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

二○一七年月四月